EOFFICE

Là tổ chức cung cấp các dịch vụ đào tạo, đánh giá cấp chứng nhận áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, như ISO9000, ISO14000, OHS18000, ISO27000,... Với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động trên thế giới và 15 năm  tại Việt Nam, QMS vinh dự là tổ chức tư vấn, đào tạo và đánh giá cấp chứng nhận hàng đầu trong khu vực và quốc tế. Chúng tôi không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm mang lại lợi ích cho KHÁCH HÀNG ngày càng cao trên nguyên tắc hoạt động “Xây dựng khách hàng trọn đời, luôn cung cấp dịch vụ mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng”.

QMS phát triển sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin trong việc kiểm soát và điều hành doanh nghiệp theo hệ thống ISO – “sản phẩm Eoffice là văn phòng điện tử” phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp đã, đang và tương lai sẽ xây dựng, vận hành hệ thống theo tiêu chuẩn ISO.

eOFFICE được thiết lập theo các Modul rất thuận tiện cho việc cài đặt và áp dụng tùy vào quy mô, nhu cầu cụ thể từng doanh nghiệp: Kiểm soát tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Quản lý công việc; Quản lý lịch công tác; Quản lý phiếu CAR; Quản lý thông tin nội bộ; Quản lý nhân sự; Quản lý vật tư,….

MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG eOFFICE 

              LỢI ÍCH

  • Tính cơ động cao.
  • Thông tin luôn cập nhật.
  • Dữ liệu được bảo mật cao.
  • Chế độ phân quyền theo mô hình tổ chức.
  • Tài liệu được phân tầng theo mô hình hệ thống ISO.
  • Truy cập từ xa ở bất kỳ nơi nào.
  • Xử lý công việc theo quá trình.
  • Kiểm soát công việc 24/24.
  • Là công cụ để theo dõi đánh giá.
  • Tương thích với tất cả thiết bị di động

TÍNH NĂNG eOFFICE

 

Modul Quản lý tài liệu

Tài liệu được thực hiện theo quy trình chuẩn.
 Tài liệu được phê duyệt trước khi ban hành.
 Lưu lại lịch sử lần xem xét, cập nhật, phê duyệt lại.
 Tài liệu được ban hành đến nơi sử dụng.
 Tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết, dễ truy cập, tìm kiếm.
 Tài liệu được phân loại theo nhóm.
 Luôn đảm bảo tính hiệu lực của tài liệu.

Modul Quản lý hồ sơ

Hồ sơ được phân quyền truy cập đảm bảo chức năng, quyền hạn của user.
Hồ sơ được lưu trữ danh mục.
Hồ sơ được lưu trữ theo thời gian.
Hồ sơ dễ truy cập, dễ tìm kiếm.
Dữ liệu được mã hóa, bảo mật an toàn. 

Modul Quản lý công việc

Quản lý lịch công việc.
Quản lý giao việc.
Công việc được thực hiện theo nhóm/ cá nhân.
Công việc luôn được thảo luận, báo cáo tình trạng.
Nhắc nhở, cảnh báo tiến độ công việc.
Đánh giá công việc và nhân lực thực hiện.

Phân loại, tìm kiếm công việc đã thực hiện.

Modul Quản lý Phiếu CAR

CAR được mở trong quá trình tác nghiệp.
Các CAR được lập thành danh mục.
Hành động khắc phục sẽ được phân công xử lý kịp thời
Cán bộ chuyên trách sẽ đánh giá kết quả và cập nhật vào danh mục.

Modul Quản lý Thiết bị

Lịch sử thiết bị được thể hiện rõ trong suốt quá trình sử dụng.
Luôn thể hiện tình trạng thiết bị.
Biết được thiết bị nào đến hạn phải bảo trì, bảo dưỡng.
Tra cứu, thống kê thiết bị thực hiện nhanh chóng, tiện lợi.

Modul Quản lý Lịch cá nhân

Cho phép hẹn lịch công việc, lịch hẹn cá nhân.
Nhắc lịch bằng nhiều phương pháp: thời gian, SMS hoặc email.
Cập nhật kết quả, theo dõi, thống kê theo tháng/ tuần

Modul Quản lý Lịch công tác

Cho phép lập lịch công tác.
Phân quyền phê duyệt, phân công công tác.
Nhắc lịch bằng nhiều phương pháp: thời gian, SMS hoặc email.
Cập nhật kết quả, theo dõi, thống kê theo tháng/ tuần.

Modul Thông tin nội bộ

Thông báo đến ds thành viên cần chọn.
Thành viên thảo luận nd liên quan.
Phân loại thông báo (đọc/chưa đọc).
Danh sách các phòng ban được thông báo.

Modul Quản lý Khách hàng

Thêm mới, sửa, xóa thông tin khách hàng.
 Phân loại, phân loại khách hàng.
 Quản lý thông tin phản hồi khách hàng.
 Kiểm soát các quá trình xử lý khiếu nại của KH.
 Xuất danh sách khách hàng ra Excel, PDF.
Kiểm soát thông tin giao dịch với KH.
 Quản lý hợp đồng, báo giá.
 Quản lý lịch sử làm việc với khách hàng.
 Thống kê hợp đồng, doanh số,..
 Thống kê các giao dịch, tạo báo cáo giao dịch.
Cập nhật kết quả, theo dõi, thống kê theo tháng/ tuần.

 

GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI eOFFICE

 

  • eOFFICE được thiết lập trên công nghệ Client-Server.
  • Không phụ thuộc quá nhiều yêu cầu phần cứng thiết bị đầu cuối.
  • Các phòng ban, đơn vị trực thuộc,.. đều được chia sẽ khi có kết nối internet.
  • Hệ thống được bảo mật cao trên cơ sở phân quyền chặt chẽ. Dữ liệu được mã hóa. Tất cả các user khi sử dụng đòi hỏi phải khai báo thông tin.
  • Hệ thống được xây dựng trên các Modul cho phép apply & update dễ dàng theo nhu cầu.
  • Dữ liệu được backup phòng thường xuyên.