Chứng nhận

Ra đời từ năm 1994, QMS Certification Services – Tổ chức chứng nhận quốc tế trụ sở chính tại Úc, được công nhận bởi JAS-ANZ (tổ chức công nhận chung Úc và New Zealand) – đã liên tục phát triển và trở thành một trong những tổ chức đánh giá chứng nhận các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế có uy tín trên thế giới.

Chứng nhận bởi QMS không chỉ giúp bạn cam kết về hiệu quả hoạt động mà còn giúp bạn đạt được công nhận Quốc tế của JAS-ANZ, một tổ chức công nhận Úc - New Zealand về chất lượng và dịch vụ hoàn hảo của mình.

Nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này đã thúc đẩy QMS đổi mới phương pháp tiếp cận của mình trong hoạt động đánh giá chứng nhận. Nhận xét các điểm MẠNH – YẾU – CƠ HỘI – NGUY CƠ của tổ chức vào phần cuối của một quá trình đánh giá đã minh chứng cho cách tiếp cận mới này. Hơn thế nữa, QMS không chỉ thực hiện dịch vụ đánh giá “sự phù hợp” theo tiêu chuẩn mà còn trình bày các quan điểm nhằm hỗ trợ tổ chức trong bước đường phát triển trước mặt.

 

Đó chính là định hướng “gia tăng giá trị” cho hoạt động của chúng tôi đối với khách hàng.

QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN

Mục tiêu và phạm vi chứng nhận

Mục tiêu:

Thủ tục này nhằm cung cấp thông tin cho các khách hàng của QMS và các đơn vị liên quan khác bằng cách miêu tả khái quát quy trình chứng nhận bao gồm một số định nghĩa về nguyên tắc trong chứng nhận.

Phạm vi:

Thủ tục này áp dụng cho Quy trình Chứng nhận Hệ thống quản lý theo một trong những tiêu chuẩn dưới đây, hoặc các tiêu chuẩn tương ứng đã được công nhận:

ISO 14001, ISO 9001, OHSAS18001, ISO 22000, ISO/IEC 27001.

Định nghĩa:

CAR   = Corrective Action Request (Yêu cầu hành động khắc phục)

Nội dung đánh giá

QMS cam kết đối với khách hàng và các bên liên quan bằng sự làm việc chuyên nghiệp và không thiên vị.

Các đơn vị được chứng nhận bởi QMS phải chứng minh được sự phù hợp liên tục trong hoạt động của mình đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận và các yêu cầu luật định thích hợp đối với đơn vị. QMS sẽ đánh giá xác nhận sự phù hợp của hệ thống.

QMS sẽ tiến hành những công việc sau đây đối với hệ thống quản lý của khách hàng:

Xem xét Tài liệu và Tổ chức

Việc xem xét hệ thống tài liệu, hệ thống quản lý chất lượng của khách hàng nhằm giúp QMS đánh giá một cách chung nhất tình trạng phù hợp của nó so với các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận và để có những sự chuẩn bị tốt nhất cho đánh giá chứng nhận.

Đánh giá giai đoạn 1

Thu thập và kiểm tra các yêu cầu tự đánh giá của hệ thống quản lý của đơn vị. Cần phải có sự phê duyệt đồng ý với báo cáo giai đoạn 1 trước khi tiến hành giai đoạn 2.

Lập kế hoạch đánh giá

QMS lập chương trình đánh giá nêu rõ nội dung đánh giá, địa điểm, thời gian cần thiết và gửi cho khách hàng để có được sự thỏa thuận giữa hai bên.

Đánh giá

Là quá trình xem xét toàn bộ hệ thống quản lý của khách hàng và ghi nhận lại những sự không phù hợp nếu có, gọi là CAR. Báo cáo tổng kết cuộc đánh giá sẽ được lập có bao gồm việc đề nghị chứng nhận tại thời điểm đánh giá.

Khách hàng sẽ nhận được báo cáo tổng hợp bao gồm cả kiến nghị về khả năng được chứng nhận tại thời điểm đó.

Trong quá trình đánh giá, những điểm sau đây sẽ nhất thiết phải được xem xét cho dù những điểm đó có nằm trong tiêu chuẩn đánh giá hoặc trong chương trình đánh giá hay không.

- Một cơ chế được viết ra nhằm xác định người mua hàng khi sản phẩm được sản xuất ra hoặc được cung cấp kể cả ở ngoài phạm vi đánh giá.

- Tất cả những khiếu nại của khách hàng.

Phiếu CAR

Trong quá trình đánh giá, mỗi “phát hiện” sẽ được ghi nhận và lập “Yêu cầu Hành động Khắc phục - CAR”. Những “phát hiện” sẽ được phân cấp như sau:

  • Sự không phù hợp – Non-Conformance (lỗi nặng): là các lỗi liên quan đến hệ thống chất lượng làm phá vỡ sự thống nhất của hệ thống quản lý chất lượng của khách hàng và làm cho hệ thống đó không phù hợp với các tiêu chuẩn đánh giá. Những lỗi gây cản trở việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng được coi là Sự không phù hợp.
  • Yêu cầu cải tiến – Improvement Request (lỗi nhẹ): là bất kỳ yếu tố nào của hệ thống không phù hợp với các chuẩn mực đánh giá nhưng chưa đến mức phải xem như sự không phù hợp.
  • Khuyến nghị - Observation: Khi các phát hiện có khả năng trở thành “yêu cầu cải tiến” cho hệ thống

Nếu có một hoặc hơn một “sự không phù hợp”, Khách hàng sẽ không được cấp Giấy chứng nhận cho đến khi hoàn thành được việc khắc phục lỗi đó và được QMS kiểm tra lại (xem phần Xem xét các hành động khắc phục).

Những “yêu cầu cải tiến” nếu vẫn lặp lại và sau 2 lần giám sát hệ thống vẫn không khắc phục được sẽ bị xem là“sự không phù hợp”

Phê duyệt và cấp chứng chỉ

Sau khi đánh giá và được phê duyệt, QMS sẽ cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng. Giấy chứng nhận có thời hạn hiệu lực trong 03 năm. Các thông tin chi tiết về khách hàng sẽ được ghi trong Danh sách các Khách hàng đã được QMS cấp Giấy chứng nhận. Danh sách này QMS cung cấp cho các tổ chức mua hàng và các bên liên quan khác nhằm giúp Khách hàng mở rộng thị trường. Sau thời gian 03 năm nói trên, nếu muốn tiếp tục duy trì chứng nhận, Khách hàng phải tiến hành đánh giá lại.

Chứng chỉ do QMS cấp không có nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ của Khách hàng được công nhận bởi một Hội đồng chứng nhận hoặc Bộ, Ngành nào của Chính phủ.

Giám sát hệ thống

Từ sau ngày được chứng nhận, Hệ thống Quản lý của khách hàng sẽ được giám sát lại để đảm bảo rằng chứng nhận này vẫn còn có hiệu lực và mọi thay đổi trong Hệ thống đều được xem xét phù hợp với các chỉ tiêu đánh giá.

Việc thay đổi chu kỳ giám sát sẽ được quyết định bởi Đánh giá viên trưởng và phải được bổ sung bằng một hệ thống đánh giá nội bộ rõ ràng và tổ chức tốt.

Xem xét các hành động khắc phục

Việc xem xét này có thể sẽ được yêu cầu (trước lần đánh giá kế tiếp) để xem xét lại các hành động khắc phục của khách hàng, nếu có những lỗi nặng được đưa ra trong quá trình Đánh giá Chứng nhận hoặc Giám sát hệ thống trước đó.

Trong một số trường hợp, việc xem xét này có thể thông qua trao đổi thư từ giữa Khách hàng và QMS.

Nếu có sự không phù hợp  trong quá trình Đánh giá Chứng nhận, khách hàng phải gởi kế hoạch khắc phục cho QMS trong vòng 14 ngày kể từ ngày đánh giá và khắc phục hoàn toàn trong vòng tối đa 01 tháng.

Nếu lỗi không được khắc phục hoàn toàn, QMS có thể sẽ yêu cầu đánh giá lại toàn bộ hệ thống.

Đình chỉ hoặc hủy bỏ Giấy chứng nhận

Sau khi được chứng nhận, mỗi khi có một “sự không phù hợp” được đưa ra trong quá trình giám sát hệ thống, việc công nhận Giấy chứng nhận sẽ bị đình chỉ cho đến khi “sự không phù hợp” đó được khắc phục hoàn toàn.

Trong thời gian bị đình chỉ, Khách hàng không được quảng cáo họ được công nhận phù hợp; tuy nhiên tên và các thông tin về khách hàng vẫn được duy trì trong Danh sách Khách hàng được công nhận, và Giấy chứng nhận vẫn còn được bảo lưu. Nếu “sự không phù hợp” nói trên không được khắc phục hoàn toàn trong vòng 01 tháng, việc công nhận sẽ bị hủy bỏ và QMS sẽ thu hồi Giấy chứng nhận. Khách hàng sẽ không còn quyền sử dụng Giấy chứng nhận và Biểu tượng công nhận nữa.

Trong trường hợp Khách hàng không có khả năng thực hiện các hoạt động trong phạm vi đã nêu, hoặc Khách hàng không đáp ứng được nghĩa vụ đã cam kết với QMS, hoặc khách hàng yêu cầu, Giấy chứng nhận cũng có thể bị đình chỉ hoặc hủy bỏ. Để được cấp lại Giấy chứng nhận sau khi bị hủy bỏ, cần phải đánh giá lại ít nhất là một phần có liên quan của Hệ thống (theo yêu cầu của QMS).