LÝ DO VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC & PHÒNG NGỪA THEO ISO 9001

Trong dân gian “thất bại là mẹ thành công”, trong ISO 9001 việc rút kinh nghiệm và phòng ngừa sự cố xảy ra được hướng dẫn theo yêu cầu cải tiến hành động khắc phục và hành động phòng ngừa. Nếu không có hành động cải tiến thì xem như hệ thống thiếu đi phần quan trọng và hoàn thiện.

Trong yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, có một số khái niệm cần phân biệt rõ ràng, “sự khắc phục” là những hành động thực hiện ngay các giải pháp để xử lý sự không phù hợp, sản phẩm không phù hợp – ví dụ sản phẩm hư phải tìm biện pháp khắc phục như sửa chữa … một sự cố không phù hợp liên quan đến giao hàng trễ thì phải xừ lý ngay để tiến hành giao hàng cho khách hàng, trong khi đó “hành động khắc phục” là hành động tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn để để đưa ra biện pháp để sự không phù hợp tái diễn trở lại – theo cách hiểu thông thường của chúng ta là phòng ngừa. Tuy nhiên “hành động phòng ngừa” theo yêu cầu ISO 9001 là phát hiện những vấn đề không phù hợp tiềm ẩn và đưa ra những giải pháp phòng ngừa để sự không phù hợp xảy ra.

Vậy, nguyên nhân tại đâu mà nhiều doanh nghiệp không thực hiện những hành động cải tiến này, do họ không muốn thực hiện hay chưa biết cách để thực hiện tốt yêu cầu cải tiến này, theo kinh nghiệm tư vấn của chúng tôi thấy nổi trội một số nguyên nhân và giải pháp để giúp doanh nghiệp thực hiện tốt hoạt động cải tiến

1. Doanh nghiệp chưa hình thành văn hoá cải tiến và chưa coi hoạt động cải tiến là một hoạt động thường trực diễn ra song song với hoạt động sản xuất kinh doanh mà nhiều khi chỉ nghĩ đến cải tiến khi có thời gian rảnh hoặc khi tiền bạc rủng rỉnh. Để giải quyết nguyên nhân này, doanh nghiệp cần tiếp cận chương trình cải tiến theo phong cách Nhật Bản, cải tiến bắt đầu từ những việc nhỏ – cải tiến hiện trường 5S để tạo thành thói quen thực hiện cải tiến, từ đây doanh nghiệp sẽ duy trì tạo ý thức cải tiến cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp.
2. Chưa tuân thủ, chưa có thói quen thực hiện chu trình PDCA của Deaming. Trong bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp từ những việc lớn đến những việc nhỏ và ngay cả trong hoạt động hàng ngày của mỗi nhân viên đều cần tiếp cận chu trình lập kế hoạch, thực hiện công việc, kiểm tra, hành động rút kinh nghiệm..
3. Doanh nghiệp chưa coi trọng và thiết lập được “ngân hàng dữ liệu lỗi”. Việc xác định ngân hàng dữ liệu lỗi quan trọng cho mọi người và đặc biệt những nhân viên mới, họ chỉ cần truy cập vào “ngân hàng dữ liệu lỗi” là có thể nắm bắt được những sai lỗi xảy ra trong doanh nghiệp và hạn chế cũng như tránh gặp phải những lỗi này khi thực hiện công việc.
4. Hầu như các doanh nghiệp không thấy hồ sơ của hoạt động phòng ngừa, nguyên nhân là không tiếp cận các công cụ hỗ trợ định lượng và định tính. Để đưa ra hành động phòng ngừa trong hoạt động kinh doanh và hoạt động hoạch định chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ như Benchmarking và ma trận SWOT. Trong hoạt động kiểm soát sản xuất để ngăn ngừa sản phẩm không phù hợp xảy ra, doanh nghiệp cần áp dụng biểu đồ kiểm soát, biểu đồ histogram – 7 công cụ thống kê SPC
5. Chưa nhìn nhận xác đáng những chi phí thiệt hại gây lỗi bao gồm chi phí nhìn thấy và chi phí ẩn về chất lượng và chưa có quan điểm rõ rệt về chuyện này “sai lỗi là không thể tránh khỏi hay sai lỗi là điều không thể chấp nhận được”.
6. “không tiến có nghĩa là đang lùi” – trong tất cả các hoạt động của doanh nghệp không riêng gì hoạt động quản lý chất lượng, nếu không có hoạt động cải tiến hữu hiệu thì không biết chuyện gì sẽ đến với doanh nghiệp trong tương lai gần.

​Công ty TNHH QMS Việt Nam