1.MỤC TIÊU

Quy trình này nhằm cung cấp thông tin cho các khách hàng của QMS và các đơn vị liên quan về các giai đoạn chính trong hoạt động chứng nhận tuân thủ theo nguyên tắc chứng nhận quốc tế.

2.PHẠM VI

Quy trình này áp dụng cho hoạt động chứng nhận hệ thống quản lý các tiêu chuẩn đã được công nhận:

• • Hệ thống quản lý môi trường phù hợp với ISO 14001,
  • Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001,
  • Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phù hợp với AS4801, OHSAS18001, ISO 45001,
  • Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm phù hợp với ISO 22000,
  • Các nguyên tắc an toàn thực phẩm HACCP của Codex-Alimentarius, …

3. TỪ VIẾT TẮT VÀ ĐỊNH NGHĨA

CAR: Corrective Action Request (Yêu cầu hành động khắc phục)

NC: Non-Conformance (Sự không phù hợp)

QMS: Quality Management System (Hệ thống quản lý chất lượng)

EMS: Environmental Management System (Hệ thống quản lý môi trường)

OHSMS: Occupatioanal Health & Safety Management System (Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp)

FSMS: Food Safety Management System (Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm)

4. QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN

Các đơn vị được chứng nhận bởi QMS phải chứng minh được sự phù hợp liên tục trong hoạt động của mình đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận, các yêu cầu luật định liên quan và yêu cầu của khách hàng. QMS cam kết quá trình chứng nhận chuyên nghiệp và khách quan với những giai đoạn sau:

• Đánh giá thử (tùy chọn)

Trước khi tiến hành đánh giá chính thức, Khách hàng có thể yêu cầu QMS đánh giá thử nhằm xác định mức độ phù hợp, phát hiện những điểm cần cải thiện để chuẩn bị tốt nhất cho đánh giá chứng nhận.

• Đánh giá hệ thống tài liệu (đánh giá giai đoạn 1)

Hệ thống tài liệu cấu thành của Hệ thống quản lý của Tổ chức được xem xét để đảm bảo sự đầy đủ, phù hợp với các tiêu chí đánh giá (tiêu chuẩn, luật định, khách hàng …).

Cần phải hoàn thành khắc phục các sự không phù hợp phát hiện ở giai đoạn 1 trước khi tiến hành giai đoạn 2.

• Đánh giá chứng nhận (đánh giá giai đoạn 2)

Đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý của Khách hàng, ghi nhận bằng chứng về việc áp dụng và sự phù hợp với các tiêu chuẩn được chứng nhận vào hệ thống quản lý của Tổ chức.

Chương trình đánh giá sẽ được gửi đến Khách hàng, bao gồm chi tiết nội dung, phòng ban/bộ phận, địa điểm sẽ được đánh giá và thời gian dự kiến.

Báo cáo đánh giá thể hiện mức độ phù hợp của hệ thống, bao gồm:

• • Kiến nghị về khả năng được chứng nhận nếu đoàn đánh gia không phát hiện “sự không phù hợp” nào
  • Nếu có “sự không phù hợp”:

+ Tổ chức lập kế hoạch khắc phục trong vòng 14 ngày kể từ ngày đánh giá (bao gồm cả thời gian thực thi và thời gian hoàn tất).

+ Tổ chức phải cung cấp bằng chứng về việc thực thi và hiệu quả của hành động khắc phục trong vòng 30 ngày kể từ ngày đánh giá.

+ QMS tiến hành kiểm tra xác nhận hành động khắc phục: đánh giá khắc phục tại tổ chức hoặc từ xa tùy thuộc vào tính nghiêm trọng của sự không phù hợp.

+ Kiến nghị cấp chứng nhận cho Tổ chức.

• Phê duyệt và cấp chứng nhận

Sau khi được phê duyệt bởi MS Certification Services, giấy chứng nhận sẽ được phát hành. Hiệu lực của giấy chứng nhận là ba (03) năm. Các thông tin chi tiết về Khách hàng sẽ được đưa vào danh sách khách hàng được chứng nhận của MS Certification Services.

• Đánh giá giám sát

Đánh giá giám sát định kỳ (sau khi chứng nhận) nhằm đảm bảo việc chứng nhận vẫn còn hiệu lực và những thay đổi (nếu có) trong hệ thống vẫn phù hợp với tiêu chuẩn.

Chu kỳ giám sát có thể thay đổi tùy Tổ chức nhưng không quá 12 tháng/lần.

• Đánh giá tái chứng nhận sau 3 năm

Trước khi giấy chứng nhận hết hạn, QMS sẽ thực hiện “Đánh giá tái chứng nhận” hệ thống quản lý của Tổ chức. Quá trình đánh giá tái cấp chứng nhận 3 năm sẽ được thực hiện như lần đánh giá chứng nhận (Đánh giá giai đoạn 2).

* Các cuộc đánh giá phát sinh:

i). Đánh giá khắc phục: Đánh giá nhằm kiểm tra xác nhận hiệu quả của hành động khắc phục khi “sự không phù hợp” được phát hiện trong các cuộc đánh giá trước đó (nếu cần thiết).

ii). Đánh giá đột xuất: Đánh giá đột xuất có thể được tiến hành trong trường hợp

(a) Điều tra về các khiếu nại đối với Khách hàng;

(b) Có những thay đổi lớn trong hệ thống quản lý hay phạm vi chứng nhận;

(c) Sau khi đình chỉ chứng nhận.

5. PHÂN LOẠI PHÁT HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ

• Sự không phù hợp – Non-Conformance

Khái niệm: Là các lỗi có tính hệ thống, ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hệ thống quản lý, có thể bao gồm:

• • Không thực hiện yêu cầu của tiêu chuẩn
  • Không đáp ứng các yêu cầu Khách hàng
  • Nhiều “ Yêu cầu cải tiến” tập trung cùng một nội dung
  • Sử dụng Con dấu và Giấy chứng nhận không đúng quy định

Hành động:

i). Về phía QMS:

– Lập “Danh mục sự không phù hợp” và yêu cầu tổ chức hoàn thành kế hoạch khắc phục chi tiết và các hành động khắc phục.

– Tiến hành kiểm tra xác nhận hành động khắc phục tại Tổ chức hoặc từ xa* tùy thuộc vào tính nghiêm trọng của sự không phù hợp.

– Chứng nhận sẽ bị đình chỉ cho đến khi việc kiểm tra xác nhận hành động khắc phục hiệu quả và đạt yêu cầu.

– Nếu sự không phù hợp không được khắc phục hoàn toàn, QMS có thể sẽ yêu cầu đánh giá lại toàn bộ hệ thống.

– Trong trường hợp QMS không thể xác nhận hiệu quả hành động khắc phục trong vòng 30 ngày, giấy chứng nhận sẽ bị thu hồi.

ii). Đối với tổ chức:

– Trong vòng 14 ngày kể từ ngày đánh giá, tổ chức phải xây dựng và gửi QMS kế hoạch khắc phục với các hành động chi tiết bao gồm cả thời gian thực thi và thời gian hoàn tất.

– Thực hiện cung cấp cho QMS bằng chứng về việc thực thi và hiệu quả của hành động khắc phục trong vòng 30 ngày.

• • Yêu cầu cải tiến – Improvement Request

Khái niệm: Các điểm phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn nhưng có thể gây ra rủi ro đối với việc tuân thủ tiêu chuẩn.

Hành động:

i). Về phía QMS:

– Lập báo cáo bao gồm danh mục các “Yêu cầu cải tiến”.

– Kiểm tra hành động khắc phục của Tổ chức vào đợt đánh giá tiếp theo.

ii). Đối với tổ chức:

– Phải phân tích sự không phù hợp tiềm ẩn và thực hiện hành động phòng ngừa.

– Nếu “yêu cầu cải tiến” không được khắc phục sẽ trở thành một sự “không phù hợp”.

• • Khuyến nghị – Observation:

• • Là các phát hiện có khả năng trở thành “yêu cầu cải tiến” cho hệ thống nếu không được kiểm soát tốt.
  • Các kiến nghị nhằm cải tiến hệ thống quản lý của Tổ chức.
  • Không bắt buộc khắc phục và không yêu cầu hành động cụ thể.

6. CAM KẾT

• • Xử lý khiếu nại và phản đối

“Khiếu nại” là những ý kiến liên quan đến QMS, các dịch vụ hoặc người đại diện của QMS; và không phải là “phản đối”.

“Phản đối” là những ý kiến không đồng ý với các quyết định của QMS bao gồm đề xuất cấp/ đình chỉ/ rút chứng nhận.

QMS có một hệ thống hoàn chỉnh để xử lý các khiếu nại và phản đối của khách hàng và các bên liên quan khác đảm bảo rằng mọi vấn đề phải được khắc phục trong thời gian nhanh nhất.

• • Tuân thủ yêu cầu luật định

Trong suốt thời gian chứng nhận, QMS sẽ thông tin ngay cho đơn vị bằng văn bản hoặc điện thoại nếu nhận thấy đơn vị không phù hợp hoặc có dấu hiệu không phù hợp với luật định.

Trong quá trình đánh giá (chứng nhận, đánh giá khắc phục, giám sát) nếu phát hiện thấy tình huống trên thì các đánh giá viên sẽ xem xét cẩn thận vấn đề và mở phiếu CAR khi cần thiết. QMS cũng sẽ báo cho khách hàng biết trước rằng nếu luật cho phép, QMS có thể gửi những thông tin đó đến cơ quan thẩm quyền.

• • Hợp đồng phụ

Khi QMS cần thầu phụ (cá nhân hoặc tổ chức khác) thực hiện các công việc liên quan chứng nhận, QMS sẽ làm một văn bản đồng ý giữa hai bên bao gồm cả những yêu cầu bảo mật thông tin và mâu thuẫn quyền lợi. QMS sẽ:

• • Hoàn toàn chịu trách nhiệm về công việc của thầu phụ liên quan đến đề xuất cấp, duy trì, mở rộng, giảm, đình chỉ, rút chứng nhận.
  • Đảm bảo bên thầu phụ đủ năng lực.
  • Không can thiệp vào hoạt động của thầu phụ làm ảnh hưởng đến tính vô tư/ công bằng của họ.
  • Dựa trên sự đồng ý của khách hàng hoặc các Tổ chức công nhận.
• Bảo đảm bí mật thông tin về Khách hàng

Các thông tin sau có thể được yêu cầu tại các cuộc đánh giá giai đoạn 1 và trong quá trình đánh giá chứng nhận:

• Giấy phép hoạt động
• Tài liệu luật định liên quan
• Hồ sơ về các sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa nội bộ trong vòng 12 tháng trước đó (hoặc từ khi thực hiện hệ thống)
• Hồ sơ họp xem xét của lãnh đạo
• Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hệ thống nhận được từ bên ngoài.

QMS sẽ kiểm soát nghiêm ngặt và bảo mật các thông tin trên. Tất cả nhân viên và chuyên gia đánh giá (kể cả quan sát viên) của QMS đều phải ký cam kết giữ bí mật và không để lộ bất cứ một thông tin nào cho bên thứ 3 nếu không được phép bằng văn bản của Tổ chức, trừ trường hợp phải cung cấp cho một tổ chức Công nhận để cấp Giấy chứng nhận (ví dụ JAS-ANZ).

QMS VIỆT NAM