Thời kỳ đổi mới – Hội nhập có cần ISO (?)

( Bài viết cho Tạp chí nội bộ của HANOSIMEX số Xuân Tân Sửu 2021)

I  Nền tảng vững chắc của ISO tại Hanosimex

         Từ những năm cuối của thập kỷ 90 thế kỷ trước, Việt nam thực sự  bước vào thời kỳ đổi mới. Các doanh nghiệp phải vận động thích ứng với giai đoạn mới bằng nhiều giải pháp có tính chiến lược. Trong đó có việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO  (International Organization for Standardization). Lần lượt, các phiên bản của ISO được ban hành và thực hiện như: ISO 9001: 1994, ISO 9001: 2000, ISO 9001: 2008, đến nay là ISO 9001: 2015.  Những doanh nghiệp đầu tiên xây dựng thành công, được cấp chứng chỉ vào năm 1995. Tiếp đó, ISO phát triển mạnh từ sau năm 2000. Hàng loạt doanh nghiệp đã vươn lên, cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước nhờ áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lý này, ISO đã trở thành trào lưu. Việc xây dựng, áp dụng ISO đạt đỉnh cao vào năm 2009. Rất nhiều doanh nghiệp thực sự coi ISO là công cụ, là động lực để hướng tới mục tiêu chiến luợc, không  ngừng cải tiến để ngày càng đạt hiệu quả hơn.

 Người viết bài này có may mắn được cùng các anh chị em làm việc tại Hanosimex trong thời kỳ ISO đang ở cao trào. Còn nhớ, Công ty dệt may Hà Nội – Hanosimex là một trong trong số những doanh nghiệp đi đầu triển khai dự án xây dựng hệ thống ISO 9001 Cán bộ CNV được đào tạo một cách bài bản. Rất vất vả khi làm quen với các thuật ngữ : Chất lượng, nhu cầu khách hàng, kiểm soát theo quá trình, sự phù hợp, sự không phù hợp…Khi đó chưa có điều kiện quản lý tài liệu, hồ sơ như bây giờ, mỗi lần có đoàn chuyên gia đến đánh giá theo kế hoạch, mọi người phải chuẩn bị hàng chục chiếc cặp ba giây, với  tất cả tài liệu hồ sơ liên quan. Ai cũng thấy ” Làm ISO” thời đó vất vả nhưng thật hào hứng,  thật bổ ích. Mọi người được hiểu biết thêm nhiều kiến thức mới.  Liên tục từ năm 2009 đến nay, Hanosimex luôn duy trì chính sách chất lượng. Duy trì thực hiện các yêu cầu, các tiêu chuẩn của ISO 9001…Khách hàng đã rất quen thuộc và gửi gắm niềm tin vào doanh nghiệp vì đã có chứng chỉ ISO. Được biết, mặc dù trong giai đoạn thực hiện các dự án di dời cơ sở sản xuất khỏi khu vực Hà nội, tổng công ty gặp muôn vàn khó khăn, nhưng Tổng giám đốc vẫn chỉ đạo bộ phận thường trực ISO phải có kế hoạch hoạt động để duy trì hệ thống. Tài liệu, văn bản được soát xét, cập nhật, cải tiến cho phù hợp. Kế hoạch đánh giá nội bộ được xây dựng và thực hiện nghiêm túc trong toàn hệ thống.Thời gian qua, khách hàng không chú trọng, không đòi hỏi chứng chỉ ISO, nhưng Tổng công ty xác định ISO luôn là công cụ quan trọng cho công tác quản trị doanh nghiệp nên vẫn kiên trì thực hiện. Các yêu cầu 5S,  trách nhiệm xã hội, văn hóa doanh nghiệp luôn là tiêu chí kiểm tra, đánh giá, nhận xét kết quả công tác của các cá nhân, các đơn vị theo định kỳ. Có thể nói, hơn 20 năm qua văn hóa ISO luôn là nền tảng vững chắc, là động lực cho mọi hoạt động quản trị có hiệu quả cao tại Hanosimex. Tổng công ty luôn bám sát các yêu cầu cốt lõi của phiên bản ISO 9001: 2000, đồng thời theo dõi, cập nhật những yêu cầu của các phiên bản mới ban hành để vận dụng cho phù hợp, đỡ mất công và chi phí cho việc xây dựng, chuyển đổi phiên bản. 

2 Thực trạng chung về việc xây dựng ISO và khuyến nghị của các chuyên gia.

         Theo các chuyên gia của các tổ chức tư vấn hệ thống chất lượng, do nhiều biến động thị trường, các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nên từ năm 2010 số đơn vị tham gia xây dựng hệ thống ISO chững lại và giảm mạnh vào từ năm 2012. Theo tổng kết của các tổ chức tư vấn, cấp chứng chỉ ISO, số đơn vị còn duy trì hệ thống ISO không nhiều, hầu như tự cập nhật, áp dụng các phiên bản 2005 , phiên bản 2008 .Từ ngày 15 tháng 9 – 2015, phiên bản ISO 9001: 2015 đã được ban hành, thay thế các phiên bản cũ.  Để chuẩn bị cho tiến trình hội nhập vào thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp quy mô lớn, có chiến lược phát triển mới đã tiếp cận, xây dựng bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Bên cạnh đó, tiếp tục thực hiện các nội dung, yêu cầu theo phiên bản  đã xây dựng để duy trì nền nếp quản lý, bảo đảm hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.

3 Một số điều cần biết về Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ( Tham khảo)

         Tiêu chuẩn Quản lý chất lượng ISO 9001:2015 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO  soát xét lần 4 năm 2015 và được ban hành ngày 15/09/2015 thay thế ISO 9001:2008.

Những thay đổi của phiên bản này nhằm thống nhất với cấu trúc của các hệ thống quản lý khác và đưa thêm một số yêu cầu chưa được đề cập trong phiên bản năm 2008. Bên cạnh đó, việc tiếp cận theo quá trình được thể hiện rõ hơn qua các yêu cầu đối với đầu vào và đầu ra và các tiêu chí đánh giá theo quá trình.

 Những thay đổi cơ bản của ISO 9001:2015 so với các phiên bản cũ

Phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thay đổi cả về cấu trúc và nội dung và được tóm tắt như sau:

a/ Tập trung vào quản lý rủi ro

– Phiên bản mới định nghĩa “rủi ro” là kết quả không chắc chắn về một kết quả được kỳ vọng.

– Về cơ bản, phiên bản mới còn kêu gọi nhận thức cao hơn về rủi ro. Các doanh nghiệp nên nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn. Sau khi xác định, đánh giá và phân cấp mối rủi ro, doanh nghiệp có thể quyết định chấp nhận, phòng tránh rủi ro hoặc thiết lập các phương án hành động thích hợp để giảm thiểu tác động của nó. Từ năm 2002, trong cuốn sách  QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ KHỦNG HOẢNG, Phó GS. Tiến sỹ Đoàn  Thị Hồng Vân, trường Đại Học Kinh tế TP Hồ Chí Minh  đã đề cập đến vấn đề liên quan và từng bước ứng dụng quản trị rủi ro và khủng hoảng vào hoạt động kinh doanh

b/ Thay đổi cấu trúc

Những thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến cấu trúc tiêu chuẩn ISO 9001 là việc nâng cấp theo một cấu trúc đồng nhất, được thiết kế để thúc đẩy quá trình đồng dạng hóa về cấu trúc và định nghĩa giữa các hệ thống quản lý được chứng nhận, cũng như việc chuẩn hóa các thuật ngữ và định nghĩa để việc hiểu và triển khai thực hiện tích hợp các tiêu chuẩn được dễ dàng, thuận lợi hơn.

c/ Thay đổi nội dung các yêu cầu

– Cách tiếp cận theo quá trình

– Việc đặt tên của đầu vào, đầu ra của các quá trình được yêu cầu một cách rõ ràng trong tiêu chuẩn.

d/Sổ tay chất lượng

Không có yêu cầu chính thức về việc thiết lập Sổ tay chất lượng; tuy nhiên các yêu cầu về nội dung vẫn được duy trì.

đ/ Đại diện lãnh đạo về chất lượng

Yêu cầu về chức năng này vẫn được thiết lập, nhưng không phụ thuộc vào vị trí của người giữ nhiệm vụ đó trong tổ chức. Yêu cầu về việc phải là “thành viên ban quản lý” đã được loại bỏ.

e/ Thực hiện các mục tiêu chất lượng

Khi lập kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng, Doanh nghiệp phải xác định ai chịu trách nhiệm, khi nào thì mục tiêu được xem là hoàn thành và kết quả sẽ được đánh giá như thế nào.

f/ Đối phó với rủi ro

Doanh nghiệp phải xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu về sản phẩm và quá trình. Công ty phải có kế hoạch để đối phó với rủi ro và đánh giá hiệu quả của những hành động này.

g/ Hành động phòng ngừa

Trong phiên bản mới này, không có điều khoản riêng biệt cho “Hành Động Phòng Ngừa” vì việc áp dụng “công cụ phòng ngừa” vốn dĩ đã là một trong những tiêu chí chính của một hệ thống quản lý chất lượng.

h/ Thông tin dạng văn bản

Khái niệm “thông tin dạng văn bản” sẽ thay thế “tài liệu và hồ sơ”. Sự thay đổi này đồng thời áp dụng cho sự diễn giải tất cả những quá trình. Những quy trình văn bản vốn được yêu cầu trước kia của tiêu chuẩn sẽ không cần cần thiết.

i/ Truyền thông

Doanh nghiệp phải xác định cách thức mà thông tin sẽ được chia sẻ và truyền đạt: khi nào, với ai và như thế nào.

k/ Gia công bên ngoài

Phiên bản mới xem “hàng hóa được cung cấp từ nguồn bên ngoài” cũng giống như “các dịch vụ được cung cấp từ nguồn bên ngoài “.

L/ Xem xét của lãnh đạo

Phạm vi xem xét của lãnh đạo sẽ được mở rộng qua việc tăng cường những khía cạnh liên quan đến “Đường lối chiến lược của tổ chức”, tập trung vào “ Những bên quan tâm” cũng như “Đánh giá rủi ro và cơ hội” trên cấp độ chiến lược.

4  Vai trò, vị trí  của ISO trong thời kỳ mạng 4.0

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, quan niệm về chất lượng và quản lý chất lượng sẽ thay đổi nhanh chóng. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải đổi mới tư duy, xây dựng mô hình quản lý chất lượng mới phù hợp để tồn tại và phát triển bền vững.

Sự thay đổi cách mạng công nghiệp dẫn đến yêu cầu thay đổi về mục tiêu và chiến lược chất lượng. Trong thời kỳ CMCN 4.0, chiến lược sản xuất phải được cá nhân hóa theo số đông, thay vì sản xuất đại trà như trước đây. Mục tiêu chất lượng cũng hướng tới trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Khi đó, tất cả các thông tin, bao gồm chất lượng phải được chia sẻ với các bên liên quan nhanh nhất có thể để cải thiện chất lượng kinh doanh.

 Quản lý chất lượng trong kỷ nguyên số, việc đánh giá được thực hiện trong tất cả các khâu từ lập kế hoạch, thiết kế, sản xuất, marketing. Điều này được thực hiện bằng cách cải thiện quy trình quản lý chất lượng truyền thống hiện có, để đạt được mức chất lượng cao hơn. Các doanh nghiệp có thể tiếp cận quản lý chất lượng 4.0 như quy trình sản xuất, hệ thống đo lường, biến dữ liệu lớn thành dữ liệu thông minh… đồng thời cần đổi mới tư duy về quản trị doanh nghiệp sao cho phù hợp với xu thế phát triển của  cách mạng 4.0

–  ISO 9001: 2015 là chìa khóa quản lý của mọi doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh bùng nổ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì hiệu quả của nó càng thể hiện rõ. Đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới sáng tạo, thích ứng nhanh, xây dựng hệ thống áp dụng tiêu chuẩn  để hài hòa tất cả các yêu cầu của thời đại công nghệ mới ( trích nguồn Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng VN )

Theo các chuyên gia quản, trong tương lai gần, những việc làm mà con người đảm nhiệm trước đây sẽ dần được thay thế bằng Robot và trí tuệ nhân tạo. Như vậy trong bối cảnh công nghiệp 4.0 với sự hỗ trợ tối đa của máy móc, trí tuệ nhân tạo sẽ càng tăng thêm hiệu quả của ISO 9001. Trong đó ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp vạch ra những yêu cầu cụ thể, chuẩn hóa, đo lường hóa mọi quá trình đều nhanh gọn, được kiểm soát rõ ràng, minh bạch, phù hợp với tính chất môi trường làm việc thời đại 4.0 (theo Internet – ICERT).

         Mong rằng trên tinh thần đó, hệ thống ISO của Hanosimex sẽ được tiếp tục nghiên cứu, cập nhật phiên bản mới ISO 9001:2015 để cải tiến cho phù hợp, ngày càng phát huy hiệu quả ./.