ỨNG DỤNG MÔ HÌNH HORENSO ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM NHƯ NGƯỜI NHẬT

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.

 

Xác định thông tin

Đầu tiên, phải phân biệt chính xác “thực tế” với “phỏng đoán” và “tư duy bản thân muốn làm”. Đa số thường hay lẫn lộn giữa thực tế, phỏng vấn và tư duy. Khi tiếp nhận thông báo, liên lạc và thảo luận bị nhầm lẫn sẽ khó đưa ra được những lời khuyên chính xác, dẫn đến phán đoán sai.

Tiếp theo, cần phân biệt khái niệm “5W1H”: “Who? What? When? Where? Why? How?”. Thực tế 5W1H vẫn chưa đủ, trong kinh doanh còn cần “Whom? How much?”, Như vậy, chính xác phải là 6W2H. Ngoài ra, trong bộ phận thực thi hoặc ban kế hoạch, khái niệm 6W2H còn được bổ sung thêm từ “Wow!”. Khi nghĩ ra một cách giải quyết hay, một kế hoạch tuyệt vời, thường sẽ phải thốt lên từ “Wow!”.

Bên cạnh đó, cũng phải đặt ra rất nhiều lần câu hỏi “Why”, truy cứu tận cùng nguyên nhân dẫn đến vấn đề.

Định nghĩa Horenso?

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: “Nghĩa là báo cáo”; Renraku: “Trao đổi” và Sodan: “Hỏi ý kiến”.

Trong công việc, phải báo cáo (Hokoku) định kỳ cho cấp trên về tiến độ của công việc, sự cố phát sinh hoặc các công đoạn đã hoàn tất. Thường xuyên trao đổi (Renraku), bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới, cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan để tránh sơ sót khi có việc phát sinh.  Cuối cùng là phải hỏi ý kiến (Sodan) cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

 

 

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: “Nghĩa là báo cáo”; Renraku: “Trao đổi” và Sodan: “Hỏi ý kiến”.

 

Ứng dụng thực tế

1. Hokoku: báo cáo

Trong mô hình của Horenso, Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, người quản trị sẽ rất lo lắng vì không biết công việc nhân viên đang diễn biến như thế nào. Chủ động báo cáo chính là điều thể hiện điểm khác biệt và sự chủ động ở người nhân viên.

Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?

Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau:

– Khi kết thúc công việc được giao.

– Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

Phương pháp báo cáo tốt:

–  Báo cáo Định kỳ, phải  dựa trên kết quả thu được (vì cấp trên cần báo cáo ngắn gọn, súc tích), chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.

– Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích.

– Đưa ra giải pháp.

– Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu Báo cáo bằng Email…

Phương pháp báo cáo không tốt:

– Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin.

– Tin tốt báo trước.

– Văn phong thiếu tôn trọng.

– Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

2. Renraku: Trao đổi

Trong Horenso, trao đổi là yếu tố khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi trao đổi liên lạc, phải cân nhắc và tính toán các nội dung, cách thức, tình huống. Việc trao đổi luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian, như thời gian trao đổi, thời gian kéo dài bao lâu. Điều này bắt buộc phải làm thỏa mãn quỹ thời gian của cả đôi bên, người yêu cầu và được yêu cầu.

Việc trao đổi phải tuân thủ nguyên tắc khách quan, trung thực, tích cực và cùng trên tinh thần đóng góp phát triển.

Phương pháp trao đổi tốt:

– Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể trao đổi bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt)

– Khi cần trao đổi với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc sai:

– Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.

– Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.

– Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian. Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Chậm quá lâu mới thực hiện. It người biết. Làm ngẫu hứng.

3. Sodan: Hỏi ý kiến

Đây chính là điểm then chốt để giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất. Không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo, vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Cách hỏi ý kiến tốt:

– Ghi nhận các ý kiến của mọi người và cấp trên. Khuyến khích nói.

– Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.

Cách hỏi ý kiến không tốt:

– Thái độ không tích cực.

– Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tức.

– Không rõ biết mục đích. Không ra quyết định cuối.

Lợi ích của Horenso

Điều quan trọng mà mô hình mang lại là giúp ngăn ngừa các lỗi sai không đáng có.

Xử lý vấn đề nhanh chóng. Khi vấn đề phát sinh, sau khi báo cáo,  thảo luận và hỏi ý kiến,vấn đề sẽ nhanh chóng được phân tích và đưa ra hướng giải quyết bởi tập thể và cấp trên.

Xây dựng tính đoàn kết trong tập thể.

Thông tin trôi chảy và xuyên suốt trong tổ chức.

Quản lý cá nhân và tập thể dễ dàng hơn. Đối với người quản lý, khi áp dụng Horenso, họ sẽ dễ dàng kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên, công việc được diễn ra và hoàn thành đúng mong muốn, ý tưởng của người quản lý và tập thể.

Giảm thiểu các rủi ro về thông tin và cách làm việc với khách hàng hay đối tác. Với các làm việc nhóm này, cả đội ngũ sẽ đồng bộ cách làm việc với khách hàng, nguồn thông tin đến khách hàng.

 

Nguồn: Sưu tầm

Công ty TNHH QMS Việt Nam