ỨNG DỤNG PERSONAL KANPAN ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

 

Personal Kanban là hệ thống quản lý công việc đơn giản, dễ áp dụng và hỗ trợ tối ưu trong quản lý công việc cho mỗi người. Phương pháp này mang đến cái nhìn đơn giản và sinh động, thể hiện cụ thể các công việc đang cần làm, các công việc ưu tiên điều gì và đạt được những công việc gì, công việc gì đang ứ động, không thể hoàn thành.

Personal Kanban là gì?

Personal Kanban là một hệ thống đơn giản để quản lý công việc cần làm. Lợi ích lớn nhất của nó là giúp tránh làm quá nhiều việc cùng lúc, có cái nhìn nhanh chóng, trực quan vào công việc của mình. Nó có liên quan đến (nhưng không giống) phương pháp vận hành Kanban (trong sản xuất ô tô đã được Toyota áp dụng).

Ý tưởng của “Personal Kanban” được hình thành bởi Jim Benson và Tonianne DeMaria Barry , ban hành trong cuốn sách Personal Kanban: Mapping Work/Navigating Life năm 2011. Jim Benson là chuyên gia về việc quản lý công việc kiến thức, kết hợp các bài học từ nền tảng đa ngành bao gồm tâm lý học, quy hoạch đô thị, quy hoạch công nghệ của chính phủ, phát triển phần mềm và quản lý thay đổi doanh nghiệp. Trong suốt sự nghiệp 23 năm của mình, ông đã có được sự hiểu biết phong phú về cách mọi người xử lý thông tin, đặt ra các mục tiêu và đạt được mục tiêu của họ. Năm 2012 của Brickell Key Award về sự xuất sắc trong tư duy Lean từ Tổ chức Hệ thống Lean (LSS) và cũng là thành viên của LSS.

Theo Jim và dự án Modus Cooperandi của ông (2007), hoàn thành thành công bất kỳ dự án nào đòi hỏi sự hợp tác mang tính hệ thống và để đạt được điều này, anh làm việc với tất cả các yếu tố của một dự án: cá nhân, nhóm và toàn bộ tổ chức để đảm bảo rằng các hệ thống được thiết lập đảm bảo sự giao tiếp và hợp tác tuyệt vời.

2 nguyên tắc chính của Personal Kanban

Trực quan hóa công việc. Bất cứ lúc nào cũng có thể nhìn vào khối lượng công việc tổng thể của mình, có thể xác định nhanh chóng công việc tiếp theo, có thể nhìn ngay ra những ưu tiên và thời gian hoàn thành. Hệ thống này rất dễ thêm vào, loại bỏ và tổ chức lại.

Giới hạn khối lượng công việc đang làm. Nói cách khác, giới hạn số lượng công việc cần làm trong cùng một khoảng thời gian.

Bắt đầu với Personal Kanban như thế nào?

Đầu tiên, tìm kiếm một nơi có thể đặt và sắp xếp danh sách công việc cần làm vào một Bảng công việc cá nhân. Điều quan trọng là ở cách chúng được tổ chức, đơn giản nhất là một bảng với 3 cột dọc đơn giản: “Cần làm”, “Đang làm” và “Làm xong”.

 

 

Đầu tiên, tìm kiếm một nơi có thể đặt và sắp xếp danh sách công việc cần làm vào một Bảng công việc cá nhân. Điều quan trọng là ở cách chúng được tổ chức, đơn giản nhất là một bảng với 3 cột dọc đơn giản: “Cần làm”, “Đang làm” và “Làm xong”.

 

Cột “cần làm” là tất cả những công việc cần làm nhưng chưa được ưu tiên thực hiện ngay và cần làm tại thời điểm khác. Khi có việc cần làm, đặt công việc vào “cần làm” trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau. Việc làm này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp công việc được liệt kê và sắp xếp theo trình tự và cách làm công việc bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán, trong khi đôi khi công việc đó hoàn toàn không quá quan trọng trong thời điểm hiện tại; đó hoàn toàn không phải là chiến lược tốt.

Cột “đang làm” bao gồm những công việc đang thực hiên tại thời điểm hiện tại hoặc có kế hoạch thực hiện ngay lập tức. Khi quyết định làm việc gì, chỉ cần di chuyển công việc từ “cần làm” sang cột “đang làm”, có thể ghi chú thêm ngày giờ bắt đầu làm. Để thực hiện công việc tốt nhất thì nên xác định các mức độ ưu tiên trong danh sách công việc.

Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột “làm xong”, có thể ghi ngày giờ kết thúc để đánh giá về sau. Nhưng quan trọng là nên giữ trên Kanban cá nhân để đánh giá lại danh sách công việc đã được hoàn thành.

Trên đây là một Kanban đơn giản mà bất kì ai cũng có thể sử dụng. Ngoài ra, người thực hiện có thể thêm màu cho các công việc nhằm đánh dấu công việc cần làm. Đang làm hay làm xong; hay phân biệt công việc theo mức độ ưu tiên của nó.

Lợi ích của Personal Kanban

Personal Kanban là công cụ hết sức đơn giản nhưng hiệu quả rất cao trong việc sắp xếp các công việc trong khi làm việc, đặt biệt là đối với những người có nhiều việc tại văn phòng hay làm nhiều công việc cùng lúc, hay làm việc cho nhiều tổ chức một lúc.

Tuy vậy, Personal Kanban cũng chỉ là một phương pháp, nó không quyết định được hết chất lượng từng công việc hằng ngày, điều quan trọng là sự tập trung và cố gắn hoàn tất công việc với chất lượng cao. Personal Kanban chỉ giúp người lao động tri thức trực quan hóa mọi thứ lên để dễ lập kế hoạch, giới hạn công việc để không bị phân tán và mất tập trung.

Nếu biết dùng một cách hữu hiệu, nó sẽ giúp ích rất nhiều còn không, người dung sẽ mất thêm nhiều thời gian vô nghĩa hoặc mọi thứ rắc rối thêm.

 

 

Nguồn: Sưu tầm

Công ty TNHH QMS Việt Nam